8 cuidados essenciais para proteger informações corporativas

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Fonte: ComputerWorld

Especialistas apontam diferentes caminhos para empresas e funcionários evitarem cair em armadilhas

Cada vez mais comuns, os aplicativos de mensagens podem trazer muita dor de cabeça para funcionários e empresas se não forem utilizados de maneira adequada, podendo até colocar a carreira de um profissional em risco, conforme especialistas.

“As empresas precisam pensar em mitigar riscos por meio de ações de cultura e ética no perfil da empresa, e depois pensar em outras ações para conter possíveis riscos com seus funcionários”, afirma Renato Trindade, gerente executivo da Page Personnel, empresa especializada em recrutamento.

“Outro ponto importante é adotar medidas básicas de cibersegurança”, destaca Fábio Pereira, sócio da área de Tecnologia da Informação do Veirano Advogados.

Confira abaixo a análise completa dos dois executivos, que listaram um total de oito cuidados essenciais para que empresas e colaboradores não caiam em armadilhas.

1 – Cultura de ética (sua empresa investe em treinamentos?)

Ter uma equipe de segurança de dados é importante? Sim. Porém, uma forma eficiente de mitigar os riscos de vazamento de dados da sua empresa é investir em cartilhas e treinamentos pontuais sobre a utilização de redes sociais e compartilhamento de dados. “É importante investir em treinamentos que expliquem o que é informação sensível na empresa e o que pode ser compartilhado. Por mais trivial que pareça, mudar o hábito da utilização das informações e inserir uma cultura de ética aos poucos pode prevenir vazamentos de dados sensíveis. Deixe sempre disponível uma cartilha on-line para os colaboradores, caso eles tenham alguma dúvida mesmo fora do horário comercial”, afirma Renato Trindade.

Fábio Pereira ressalta a importância de que esses treinamentos sejam periódicos e obrigatórios. “Principalmente quando uma empresa lida com dados de clientes. Muitos clientes somente contratam uma empresa ou escritório de advocacia se comprovarem que os treinamentos são atualizados e frequentes”, afirma.

2 – Utilize a cartilha de ética e sigilo de informações da empresa (esse é o seu guia de ações no dia a dia)

As corporações costumam passar a sua cartilha de ética e de sigilo de informações para os novos colaboradores. Mas, em muitos casos, é comum ver esses “guias” guardados nas gavetas dos profissionais. “Utilize as cartilhas de ética e sigilo de informações como seu guia. Exija dos responsáveis atualização das informações e tire dúvidas sobre o que pode e o que não pode ser compartilhado. Invista cinco minutos falando com a área de Recursos Humanos ou de Comunicação. Caso tenha alguma dúvida, você pode ter sua carreira preservada e evitar prejudicar a imagem da empresa que trabalha”, fala.

Já o advogado Fábio Pereira ressalta que a maioria das informações do empregador são de natureza confidencial, mesmo aquelas que circulam em e-mails corporativos e em dispositivos móveis. “O ideal é não misturar a vida pessoal com a profissional em e-mails corporativos e em celulares”, diz.

3 – Cuidado máximo com redes sociais (todas as áreas precisam ter acesso a elas?)

Redes sociais podem ajudar na dinâmica do trabalho, mas será que todas as áreas precisam mesmo ter acesso a esses serviços no ambiente corporativo? “Algumas áreas como marketing e comunicação utilizam as redes sociais e até mesmo aplicativos de compartilhamento de mensagens para facilitar a dinâmica ou como ferramenta de trabalho. Porém, algumas áreas que têm acesso a informação sensível, não deveriam estar conectadas em redes sociais durante o horário de trabalho. Vale a empresa avaliar junto à área de segurança da informação se é mesmo necessário que determinadas células da sua empresa utilizem as redes sociais. Filtrando dessa forma, você estará mitigando riscos na sua empresa e evitando possíveis demissões por compartilhamento de dados sensíveis”, comenta o gerente executivo.

4 – Utilização correta de aplicativos de mensagens (formalize e compartilhe dados importantes apenas por meio de e-mail corporativo)

A facilidade de compartilhar rapidamente um conteúdo por meio de aplicativos de mensagens é instigante. Porém, nem sempre é o mais adequado. “É natural que algumas questões sejam tratadas, até mesmo pela dinâmica e velocidade, por aplicativos de mensagens. Mas atente-se a compartilhar apenas o trivial através desse tipo de serviço. Lembre-se que são aplicativos criptografados, ou seja, sua empresa não conseguirá recuperar informações perdidas. E, ainda, se for alguma informação sensível à estratégia da empresa, não será possível avaliar quantas pessoas e quem teve acesso a esses dados. Formalize o que for importante por e-mail.

Afinal, é estimado que até 2020 haverá ao menos 50 bilhões de dispositivos no mundo capazes de abrigar algum grau de inteligência artificial, que poderão disseminar os dados da sua empresa automaticamente. Pensemos aqui em smartphones também, com aplicativos de mensagens. Os exemplos da utilização indevida desses app estão aí: vazamento de informações e dados gerando crise de imagem, fake news e informações compartilhadas sem consentimento”, alerta o executivo.

Neste ponto, Fábio afirma que o mais seguro mesmo é tratar todas as informações por e-mail, na maior medida possível. “E-mails estão protegidos nos servidores da empresa, ou em serviços em nuvem, possuem backup e podem ser recuperados. Sem esquecer, ainda, que o empregador é o “dono” do e-mail corporativo e das informações da empresa que trafegam através deles. Assim, exceto se se tratar de um aplicativo corporativo de troca de mensagens, o ideal é seguir por e-mail mesmo.”, indica o advogado.

5 – Contrato de sigilo para os colaboradores (afinal, as informações não ficam somente no banco de dados da empresa)

É necessário ter confiança no time de colaboradores, mas lembre-se que todo ciclo profissional tem seu fim. As informações de uma empresa podem ir parar na concorrência. “A mitigação de riscos é mais eficiente que a gestão de crise. Portanto, estabelecer juridicamente contratos que pregam o sigilo de informações é necessário. O profissional tem um ciclo dentro da empresa e ele pode se beneficiar de informações sensíveis na continuidade de sua carreira profissional em uma concorrente, prejudicando a estratégia da empresa. O contrato de confidencialidade é uma forma de proteção para o colaborador e para a empresa”, explica.